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Titelfoto: Fahrradfahrer auf dem Deich Titelfoto: Ansicht des Ausländeramtes Titelfoto Kreis Kleve Titelfoto: Ansicht der Kreisverwaltung in Kleve

Rahmenbedingungen

Virtuelle Poststelle der Kreisverwaltung Kleve

 

Rahmenbedingungen für die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation im Verwaltungsverfahren

 

Nach den verwaltungsrechtlichen Vorschriften (§ 3a Verwaltungsverfahrensgesetz

für das Land Nordrhein-Westfalen – VwVfG NRW) ist die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation im Verwaltungsverfahren möglich, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Gemäß § 126a BGB gilt entsprechendes im Privatrecht.

Der elektronische Zugang (die Übermittlung elektronischer Dokumente) zur Kreisverwaltung Kleve für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation zwischen Bürgerinnen, Bürgern, juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts und der Kreisverwaltung im Sinne des § 3a VwVfG ist eröffnet.

 

Zugang per DE-MAIL

Sie können den Kreis Kleve über folgende DE-Mail-Adresse erreichen:

info@kreis-kleve.de-mail.de

Die gesetzliche Voraussetzung ist erfüllt, wenn bei der Versendung der De-Mail die Versandoption „absenderbestätigt" gewählt wurde.

 

Zugang über E-Mail mit qualifizierter elektronischer Signatur

Rechtsverbindliche Mitteilungen und Dokumente können über die Virtuelle Poststelle (VPS) des Kreises Kleve elektronisch an die Kreisverwaltung gesandt werden.

Die für viele Behördengänge benötigte eigenhändige Unterschrift wird hierbei durch die „qualifizierte elektronische Signatur“ ersetzt.

Für die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation per E-Mail sind ausschließlich folgende E-Mail-Adressen eingerichtet:

vps@kreis-kleve.de

Die Gesamtgröße der eingehenden E-Mails ist auf 15 MB begrenzt. Größere E-Mails werden automatisch abgelehnt.

Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können Sie verschlüsselte Nachrichten an uns senden. Dies wird insbesondere bei der Übertragung von personenbezogenen Daten empfohlen. Folgende Verschlüsselungsverfahren werden seitens der Kreisverwaltung Kleve unterstützt:

S/MIME

Für die Verschlüsselung benötigen Sie einen sogenannten öffentlichen Schlüssel.

Dieser steht unter folgendem Link zum Herunterladen bereit:

ØVirtuelle Poststelle: Öffentlicher Schlüssel VPS@Kreis-Kleve.de

 

Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, so werden Sie seitens der Kreisverwaltung über die damit verbundenen Konsequenzen informiert.

Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann in vielen Fällen durch die sogenannte „elektronische Form“ ersetzt werden. Dies bedeutet, dass ein Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach der eIDAS-Verordnung versehen sein muss. Die Kreisverwaltung Kleve kann zur Zeit Signaturen folgender Zertifizierungsanbieter (Trust Center) auf Echtheit und Gültigkeit prüfen:

- S-Trust

- Datev eG

- D-Trust

- TeleSec

- TC Trust Center

- Deutsche Post Com

Wir bitten um Verständnis, dass wir derzeit Signaturen anderer Anbieter nicht zulassen können. Sofern Sie andere Signaturen als die vorstehend genannten verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt.

Sollten Sie noch nicht die Technik der elektronischen Kommunikation nutzen können, bitten wir Sie -wie bisher – auf die papiergebundene Kommunikation zurückzugreifen.

Werden im Zuge der Umsetzung von E-Government-Anwendungen abweichende oder weitere Möglichkeiten eröffnet, so werden Sie an dieser Stelle beziehungsweise in geeigneter Weise informiert.

 

Unterstützte Dateiformate

Sollten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Kreisverwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann.

Folgende Dateiformate können  bearbeitet werden:

- Microsoft Word bis Version 2000 ohne Makros (.doc)

- Microsoft Excel bis Version 2000 ohne Makros (.xls)

- Microsoft Word bis Version 2010 ohne Makros (.docx)

- Microsoft Excel bis Version 2010 ohne Makros (.xlsx)

- Adobe Acrobat bis Version 11.0 (.pdf)

- Rich Text Format (.rtf)

Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Kreisverwaltung zulässig. Verwenden Sie Dateiformate, die von den vorgenannten abweichen, so kann Ihre E-Mail nicht bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass diese Liste – soweit erforderlich – laufend aktualisiert wird.

Wenn Ihre E-Mail nicht verarbeitet werden kann, werden Sie schnellstmöglich darüber informiert. Dieser Fall kann z.B. durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.

Die vorgenannten Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Kreisverwaltung Kleve und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten wie zum Beispiel anderen Behörden oder Institutionen.

 

Sollten Sie Fragen zur Verschlüsselung und/oder elektronischen Signatur haben, wenden Sie sich bitte an

 

Daniel Makel

Abteilung 1.2 – Zentrale Dienste

Tel.: 02821 – 85 248